Описание документов и дел личного происхождения

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественнохозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.

В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение. В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:

Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например:

Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например:

Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С .Д.Дрожжина, A.A. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бархатном переплете.

В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например:

Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писателей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе- на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.

Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора, например:

Записные книжки П. С. Каржановского.

В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других материалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц.

В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например:

Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.

В заголовке на названные материалы после основных элементов Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например: Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А. Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.

При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:

Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину.

Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы.

В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например:

Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.

Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственными надписями В. М. Лазаревскому.

Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского работы Ф. Вендрамини с оригинала O.A. Кипренского.

При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например:

Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич.

При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца, например:

К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова Л. К. Игнатьеву. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

автограф или черновой автограф;

авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы);

машинописная или рукописная копия;

фотокопия или ксерокопия;

вырезки из журналов, газет и др.

Например:

Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками.

Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.

Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской. Фотокопия. 6.2.3.