<<
>>

Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов)

Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки.
Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое внимание (рис. 1).

Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР. До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам: 1)

принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма); 2)

принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение; 3)

принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); 4)

принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; 5)

принадлежности к составу документации данного фондооб- разователя (принцип недробимости архивного фонда); 6)

способу и технике закрепления информации.

Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных признаков.

Принадлежность документов к историческим

эпохам. Этот признак организации документов по архивам обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов. Принадлежность документов к историческим эпохам

Принадлежность документов к комплексам, имеющим всесоюзное, республиканское или местное значение

Принадлежность документов к административно- территориальным единицам

ГАФ СССР

Принадлежность документов к отраслям государственной и общественной деятельности

Способ и техника закрепления документов

Принадлежность документов к составу документации одного фондообразования

Рис. 1. Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР

На практике эта классификация осуществлялась следующим образом. 1.

Создавались архивы (центральные), хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы

эпохи феодализма (условно с XI в. по 1801 г.) хранились в ЦГАДА СССР (РГАДА);

эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в ЦГИА СССР (РГИА);

эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР СССР (ГАРФ).

Документы дореволюционной и советской эпох хранились раздельно соответственно в центральных исторических архивах и центральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Белоруссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изменившие названия, действуют до сих пор. 2.

Документы хранились в рамках одного архива в отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, в областных, краевых, городских архивах).

Разделение документов разных эпох по архивам всегда было связано с проблемой разделительной даты, которая устанавливалась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпохи и слома старого государственного аппарата. «Правила определения архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недроби- мости архивного фонда. Документы учреждений, созданных со ветской властью, были отнесены к советской эпохе, документы Российской империи и Временного правительства — к дореволюционной эпохе.

При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоречит принципу недробимости фонда.

Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет.

На практике датой, по которой материалы относят к той или иной эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по- новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, которые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).

Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет, общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д.

Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика, Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих территориях была установлена намного позже октября 1917 г. Наоборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материалам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. — военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др.

Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе фонды личного происхождения, например В.Я.Брюсова, А. Белого, A.A. Блока, А.А.Ахматовой и др.

По этой причине почти все архивы, сформированные по принципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходящие за рамки разделительных дат.

Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала проблема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза и Государственного архивного фонда СССР.

Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходимости, да и возможности устанавливать единую дату для всех федеральных органов и новых учреждений Российской Федерации.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения.

На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения — центральные архивы республик; для хранения документов местного значения — краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.

Принадлежность документов к административно-территориальным единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.

Однако на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице). В истории архивного дела использовались оба подхода.

Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.

Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г.Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наместничества — г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств.

В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно- территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918-1929 гг., когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.

Принадлежность документов к составу доку- ["ментации данного ф о н д о о бр аз о вате л я. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.

Принцип происхождения учитывается и при классификации Документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

Способ и техника закрепления информации. Этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фотодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного науч- но-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам (рис. 2): 1)

по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ (рис. 3); 2)

по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

АФРФ

Организация документов по форме собственности

Организация архивных фондов по видам носителей, способам и технике закрепления информации

Организация фондов и документов по срокам хранения

Рис. 2. Организация Архивного фонда Российской Федерации Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ)

Государственная часть АФ РФ

Негосударственная часть АФ РФ

Документы дореволюционного периода

Документы советского периода

Документы современного периода

Рис. 3. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы; 3)

по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Российского архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петер- бурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА). Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с середины XVIII в. до XX в. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода (1721-1918). Если буквально следовать принципу Разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть Разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Москву (в РГАДА), а после 1801 г. — в Санкт-Петербург (в РГИА). Однако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.

Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:

государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;

государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4): постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение в собственности государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием скорее всего может быть договор дарения или кугаги-

Архивный фонд Российской Федерации

Негосударственная часть

г

Рис. 4. Классификация архивных документов и дел вАФ РФ по срокам

хранения

Архивоведение

продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

приобретение документов Росархива на аукционе или у торго- во-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное хранение документов — временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе

об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отраслевых фондов с правом депозитарного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Таблица 2 № По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7) 1 Объединение «Всесоюзный Государственное геологическое геологический фонд» при предприятие «Российский Министерстве геологии СССР геологический фонд» Комитета РФ по геологии и использованию недр 2 Государственный фонд данных Российский государственный о состоянии окружающей фонд данных о состоянии природной среды Государ окружающей природной среды ственного комитета СССР по Федеральной службы России гидрометеорологии и по гидрометеорологии и мони контролю природной среды торингу окружающей среды Депозитум (англ.) — вещь, отданная на хранение, материальная ценность (обычно деньги или ценные бумаги), вносимая на хранение в административные учреждения и подлежащая при наступлении определенных условий возврату внесенному ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу.

Окончание табл. 2

№ По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном

п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7)

Центральный картографо-гео- дезический фонд Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР Всесоюзный информационный фонд стандартов и технических условий Государственного комитета СССР по стандартам

Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Государственного комитета СССР по кинематографии (Госфильмофовд) Министерство иностранных дел СССР (Архив внешней политики)

КГБ СССР (по постановлению Совета Министров СССР от 19.08.79)

МВД СССР (по постановлению Совета Министров СССР от 27.12.84)

Министерство обороны СССР (решением Совета Министров от 09.08.79 был установлен предельный срок хранения — 75 лет) 10

Минсредмаш СССР (по постановлению Совета Министров от 18.06.87) 11

Академия наук СССР 12

Музеи и библиотеки Министерства культуры СССР

Центральный картографо-гео- дезический фонд Центральной федеральной службы геодезии и картографии России Центральный государственный фонд стандартов и технических условий Комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации

Российский государственный фонд кинофильмов Комитета РФ по кинематографии

Министерство иностранных дел РФ

Служба внешней разведки РФ, Федеральная служба контрразведки РФ Министерство внутренних дел РФ

Министерство обороны РФ

Министерство РФ по атомной энергии

<< | >>
Источник: Алексеева Е.В.. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л .П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия». — 272 с.. 2005

Еще по теме Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов):

  1. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов)
  2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  3. 3.4. Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень организации документов)
  4. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации
  5. Доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации 5.1.1. Регулирование доступа к документам Архивного фонда РФ
  6. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  7. 4.1. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации
  8. Обзоры документов и другие архивные справочники
  9. Направления использования архивных документов
  10. Формы использования архивных документов
  11. 2. Порядок рассмотрения дел с участием иностранных лиц, их процессуальные права и обязанности. Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения.Легализация документа. Апостиль. Поручения о выполнении отдельных процессуальных действий
  12. Система научно-справочного аппарата к архивным документам
  13. Цели использования архивных документов
  14. Глава 9 ДОКУМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ МЕЖДУНАРОДНЫХ ХРИСТИАНСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
- Альтернативная история - Античная история - Архивоведение - Военная история - Всемирная история (учебники) - Деятели России - Деятели Украины - Древняя Русь - Историография, источниковедение и методы исторических исследований - Историческая литература - Историческое краеведение - История Австралии - История библиотечного дела - История Востока - История древнего мира - История Казахстана - История мировых цивилизаций - История наук - История науки и техники - История первобытного общества - История России (учебники) - История России в начале XX века - История советской России (1917 - 1941 гг.) - История средних веков - История стран Азии и Африки - История стран Европы и Америки - История стран СНГ - История Украины (учебники) - История Франции - Методика преподавания истории - Научно-популярная история - Новая история России (вторая половина ХVI в. - 1917 г.) - Периодика по историческим дисциплинам - Публицистика - Современная российская история - Этнография и этнология -