Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения . Легализация документа. Апостиль

Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только после их соответствующего удостоверения, если иного не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются го-сударства.

В настоящее время наиболее широкое распространение получили 2 способа такого удостоверения — консульская легализация и проставление апостиля .
Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.
Иностранные документы, предназначенные для использования на территории России, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализуется в консульском учреждении Российской Федерации в данном государстве. Во втором случае иностранный документ снача-ла заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России. И в этом и в другом случае при необходимости может быть потребован нотариально заверенный перевод документа на русский язык.
Как видно, процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Однако она несовершенна: документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для того государства, консульская служба которого его легализовала.
В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 году в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаагская конвенция). Для Российской Федерации она вступила в силу 31 мая 1992 года
В соответствии С Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль). Апостиль «удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ» (ст. 5). Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран — участниц Гаагской конвенции.
Апостиль представляет собой квадратное клише (штамп) размером от 9 х 9 до 10 х10 см. Заголовок апостиля обязательно должен содержать текст на французском языке. Помимо русского — официального языка Российской Федерации, текст пунктов апостиля может быть продублирован и на государственном языке субъекта Федерации . Не допускается вносить изменения в текст апостиля и менять последовательность размещения его строк в штампе. Также запрещается изготовление апостиля С листа методом ксерокопирования штампа или иным путем для последующей подшивки к удостоверяемым документам. Во всех случаях должен проставляться именно оттиск апостиля.
Каждый апостиль представляет собой уникальный штамп С индивидуальным номером. Учет выдаваемых апостилей ведется в специальном реестре, куда заносятся номера вновь выдаваемых штампов.
Апостиль проставляется компетентным органом государства, в котором документ был совершен. Каждая страна — участница Гаагской конвенции наделяет определенные государственные органы правом проставления апостиля С учетом их официальных функций. В Российской Федерации таким правом обладают: министерство юстиции республики в составе Российской Федерации, органы юстиции администраций краев, областей, автономных образований, городов федерального значения — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов республики, края, области, округа, города, а также на нотариальных копиях документов, совершенных в той же республике, крае, области, округе, городе; органы актов гражданского состояния субъектов Российской Федерации, а также подведомственные им органы ЗАГСа — на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от вышеуказанных органов; отдел документально-справочной работы Росархива — на документах, выдаваемых центральными государственными архивными службами; архивные органы субъектов Российской Федерации — на документах, выдавае-мых подведомственными ими архивами; управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации — на документах, оформляемых органами прокуратуры; Министерство образования Российской Федерации — на официальных документах об образовании, выдаваемых в Российской Федерации.
Число органов, уполномоченных проставлять апостиль, в каждой стране различно и строго ограничено. Например, в Швейцарии правом проставления апостиля наделен нотариус, а в США и Германии — администрации штатов и земель.
Государство — участник Гаагской конвенции уведомляет об органах, наделенных правом проставления апостиля, министерство иностранных дел Нидерландов (поскольку в соответствии со ст. 10 Конвенции МИД Нидерландов является депозитарием международных документов Гаагской конвенции) в момент сдачи ратификационной грамоты, грамоты о присоединении или заявления о распространении действия.
Каждый из органов, уполномоченных па проставление апостиля, должен вести книгу записей или карточку, где он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:
• порядковый номер и дату проставления аностиля;
• фамилию лица, подписавшего официальный документ и качество, в котором оно выступало, а в отношении не подписанных документов — указания органа, поставившего печать или штамп.
По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.
Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя или по ходатайству лица, подписавшего документ на свободном от текста месте документа, либо на его оборотной сто-роне, или же на отдельном листе бумаге.

В этом случае текст документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровываются. Последний лист документа в месте скрепления заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль. Лист с апостилем должен быть подшит к документу и в том случае, если документ имеет твердую обложку (например диплом о высшем образовании).
Лица, проставляющие апостиль, должны иметь образцы подписей должностных лиц подведомственных учреждений, а также судебных органов, от которых поступают официальные документы, требующие удостоверения путем проставления апостиля.
Если документ подписан несколькими лицами, в апости-ле указывается подпись и должностное положение старшего по должности (например председательствующего в составе суда). В тех случаях, когда в документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от учреждения или организации, в регистрационном журнале указываются сведения об учреждении или органе, поставившем печать или штамп.
Когда предъявленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована, то после слова «подписан» вместо фамилии записывается «должностное лицо», в следующей строке апостиля указывается орган, в котором работает должностное лицо.
Органы, уполномоченные проставлять апостиль на документах, исходящих от подведомственных им органов, обязаны иметь образец подписи должностного лица, подписавшего документ, печати и штампа учреждения.
На практике к проставлению апостиля в одном субъекте Федерации могут предъявляться документы, выданные нотариусами, судебными органами и учреждениями ЗАГСа других субъектов. В таких случаях возможно проставление апостиля на копиях официальных документов, выданных в других ре-гионах Российской Федерации, но засвидетельствованных нотариально по месту нахождения органа, проставляющего апостиль.
Вместе С тем лицо, предъявившее документ, вправе потребовать проставления апостиля на подлиннике представленного документа. В таких случаях необходимо запросить образец подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный документ, а также истребовать образец оттиска печати или штампа учреждения, от которого исходит документ.
Такая справка на официальном бланке может быть выдана руководителем учреждения или его заместителем, но только в любом случае тем должностным лицом, кто сам не подписывал представленный к апостилю документ, а также руководящими работниками управлений делами, секретариата, кадровых служб ведомства, учреждения, предприятия, организации либо вышестоящей организацией. В дальнейшем справка-подтверж-дение остается в органе юстиции и хранится вместе С образцами подписей нотариусов, судей и других должностных лиц.
Апостиль проставляется на подлинниках официальных документов, исходящих от государственных органов и уч-реждений.
Кофициальным документам Конвенция относит следующие:
а) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая до- кументы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или су- дебного исполнителя;
б) административные документы;
в) нотариальные акты;
г) официальные пометки, такие, как отметки о регистра- ции; визы, подтверждающие определенную дату; заверения под- писи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.
Апостиль не проставляется на документах дипломатических или консульских учреждений, на административных документах, прямо относящихся к таможенным и коммерческим операциям, то есть на доверенностях на совершение сделок, на договорах и соглашениях о поставках товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т. д. Однако апостиль должен быть проставлен на учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельство о регистрации, лицензии и т. д.). Не могут быть апостилированы документы, исходящие от юридического лица, которое ходатайствует о проставлении на них апостиля, например сертификат качества, технические условия, свидетельство отдела контроля и т. д., так как сфера действия Конвенции их не охватывает.
На сегодняшний день участниками Гаагской Конвенции являются:
Австралия, Австрия, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Армения, Багамские острова, Барбадос, Белоруссия, Белиз, Бельгия, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Великобритания, Венесуэла, Венгрия, Германия, Греция, Израиль, Испания, Италия, Ирландия, Кипр, Латвия, Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Мала-вильта, Мальта, Маршалловы острова, Мексика, Нидерланды, Норвегия, Панама, Португалия, РОССИЯ, Сальвадор, Сан-Марино, Свазиленд, Сейшелы, Сент-Китс и Невис, Словения, США, Суринам, Тонга, Турция, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Швейцария, Швеция, ЮАР, Югославия, Япония.
Ввиду распада Советского Союза на практике возникла серьезная проблема: документы, выданные учреждениями суверенных государств (бывших республик в составе СССР), не могут быть приняты на территории России к проставлению апостиля на подлинниках, поскольку это явилось бы нарушением суверенитета государств, учреждения которых выдали данные документы.
Если же между двумя договаривающимися государствами заключены договор, конвенция или соглашение, в которых содержатся положения, требующие определенных фор-мальностей для удостоверения подписи, печати или штампа. Гаагская конвенция предусматривает отход от этих положении в том случае, если указанные в них формальности являются более строгими, чем проставление апостиля.
Между странами — участницами Гаагской конвенции могут быть заключены международные договоры об оказании правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, которые вообще отменяют легализацию иностранных документов, в том числе и проставление апостиля. Из числа стран — участниц Гаагской кон-венции Россия подписала вышеуказанные международные договоры с девятью странами: Боснией и Герцеговиной, Венгрией, Грецией, Италией, Латвией, Литвой, Македонией, Финд-лядией и Хорватией.

<< | >>

↑

Источник: Травкин А.А., Карабанова К.И.. Арбитражный процесс: Учебное пособие: — Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2003, — 348 С.. 2003

Еще по теме Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения . Легализация документа. Апостиль:

- Авторское право - Адвокатура России - Адвокатура Украины - Административное право России и зарубежных стран - Административное право Украины - Административный процесс - Арбитражный процесс - Бюджетная система - Вексельное право - Гражданский процесс - Гражданское право - Гражданское право России - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Исполнительное производство - Конкурсное право - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Лесное право - Международное право (шпаргалки) - Международное публичное право - Международное частное право - Нотариат - Оперативно-розыскная деятельность - Правовая охрана животного мира (контрольные) - Правоведение - Правоохранительные органы - Предпринимательское право - Прокурорский надзор в России - Прокурорский надзор в Украине - Семейное право - Судебная бухгалтерия Украины - Судебная психиатрия - Судебная экспертиза - Теория государства и права - Транспортное право - Трудовое право - Уголовно-исполнительное право - Уголовное право России - Уголовное право Украины - Уголовный процесс - Финансовое право - Хозяйственное право Украины - Экологическое право (курсовые) - Экологическое право (лекции) - Экономические преступления - Юридические лица -