<<
>>

Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов)

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ: 1)

определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда; 2)

определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондирова- нию не подлежат.

Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII—XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем абот по фондированию, значит образовался значительный массив рос- ыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

стихийными бедствиями и пожарами;

войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующи реституцией;

военными действиями вследствие социальных потрясений, перево- отов;

реформами государственного аппарата, органов власти и управ- ения.

Предварительные этапы работыпо фондированию. Передтем как риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо зучить историю фондообразователя, познакомиться с законода- ельными актами, ведомственными изданиями, источниками и итературой, отражающими историю фондообразователя, с зада- ами и функциями, возложенными на него, определить масштаб Деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами,

анами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообра- зователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразо- вателя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:

когда поступил фонд на хранение; степень его сохранности; объем фонда; крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

Определение границ архивного фонда.

Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. Кто же может быть фондообразователем? Прежде всего следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:

наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);

самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание;

самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др.

Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. В табл. 5 приведены факторы, влияющие на определение границ архивного фонда. Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь 1. Изменение конституционных основ государства в связи с принятием Конституции РФ 1993 г. Распад СССР в 1991 г. 1.1. Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. (новые архивные фонды) Президент Р Ф; Федеральное Собрание; Правительство Р Ф; Конституционный Суд РФ; Правительство Республики Коми; Московская областная Дума;

Верховный Совет РСФСР с 8 декабря 1991 г. по 1993 г.; Совет Министров РСФСР с 8 декабря 1991 г. 1.2. Документы высших органов управления

(министерств, ведомств РФ), созданных на базе соответствующих ведомств СССР (новые архивные фонды) Министерство атомной энергетики и промышленности СССР и Министерство РФ по атомной энергии 1.3. Документы советов министров республик в составе РФ и автономных образований до и после распада СССР (новые архивные фонды) Совет Министров Якутской АССР и Совет Министров республики Саха 1.4. Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации (новые архивные фонды) Комитет местного самоуправления округа Лефортово г. Москва 1.5. Документы Прокуратуры РСФСР и Прокуратуры РФ

Продолжение табл. 5 Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь (новые архивные фонды), местных прокуратур (новые архивные фонды) 1.1 Изменение статуса субъекта РФ 1.6. Документы новых органов власти (новые архивные фонды) Хакасский областной совет народных депутатов и Верховный Совет республики Хакассия с 29 января 1992 г. 2. Изменение границ

административно - территориального деления и создание новых органов власти и управления Документы новых органов власти и управления (новые архивные фонды) Бабушкинский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Куйбышевский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Дзержинский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Префектура Северо-восточного административного округа 3. Изменение формы собственности фондо- образователя. Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и другие формы собственности (новые архивные фонды) Государственный концерн «Нефтегазстрой» и АО «Роснефтегазстрой» 4. Реорганизация фондообра- зователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения Документы нового учреждения (новый архивный фонд) Центральная научно- исследовательская лаборатория (ЦНИЛ) Главархива СССР и Всесоюзный научно- исследовательский институт

документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Главархив Окончание табл. 5 Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь 5. Ликвидация фондообразователя с передачей его функций одной или нескольким организациям Документы каждой организации (самостоятельные архивные фонды) Московский государственный историко- архивный институт с 1991 г. в составе Российского государственного гуманитарного университета Вид фонда Хронологические границы фонда

Архивный фонд Официальные даты образования и

учреждения ликвидации учреждения

Архивный фонд Даты рождения и смерти отдельного лица,

личного происхождения членов семьи или рода

Объединенный Даты образования и ликвидации наиболее

архивный фонд раннего и наиболее позднего по времени

деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда

Ниже дается определение хронологических границ архивных фондов.

Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учрежде- ния-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

Определение фондовой принадлежности документов. Определить фондовую принадлежность документов — это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков.

Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения- получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих — автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить: 1)

в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования; 2)

учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников; 3)

в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

<< | >>
Источник: Алексеева Е.В.. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л .П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия». — 272 с.. 2005

Еще по теме Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов):

  1. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов)
  2. 3.4. Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень организации документов)
  3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  4. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации
  5. Доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации 5.1.1. Регулирование доступа к документам Архивного фонда РФ
  6. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  7. Обзоры документов и другие архивные справочники
  8. Формы использования архивных документов
  9. Система научно-справочного аппарата к архивным документам
  10. Направления использования архивных документов
  11. Цели использования архивных документов
  12. Глава 9 ДОКУМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ МЕЖДУНАРОДНЫХ ХРИСТИАНСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
- Альтернативная история - Античная история - Архивоведение - Военная история - Всемирная история (учебники) - Деятели России - Деятели Украины - Древняя Русь - Историография, источниковедение и методы исторических исследований - Историческая литература - Историческое краеведение - История Австралии - История библиотечного дела - История Востока - История древнего мира - История Казахстана - История мировых цивилизаций - История наук - История науки и техники - История первобытного общества - История России (учебники) - История России в начале XX века - История советской России (1917 - 1941 гг.) - История средних веков - История стран Азии и Африки - История стран Европы и Америки - История стран СНГ - История Украины (учебники) - История Франции - Методика преподавания истории - Научно-популярная история - Новая история России (вторая половина ХVI в. - 1917 г.) - Периодика по историческим дисциплинам - Публицистика - Современная российская история - Этнография и этнология -