<<
>>

Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения

Очень часто работникам делопроизводственной службы приходится оперативно разыскивать какой-либо документ или документы по вопросу, требующему срочного решения. Если делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), проблем с поиском какого-либо документа, как правило, не бывает.

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам.

Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения приведена в табл. 9. Раньше (а кое-где и сейчас) в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и заявлений граждан, документов по личному составу, научно-тех- нической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовавший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистрации входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском.

В настоящее время традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем регистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по любому «чувственному» реквизиту документа или по сумме реквизитов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отметке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного документа, введенный с помощью сканера, или даже графическое изоб-

о

С сей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № описи.

Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например 5п — 81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.

После передачи дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении.

В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — надела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основными справочниками в архиве учреждения являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»).

Остановимся на последовательности поиска нужного документа.

Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и выписать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная картотека (РКК), которая должна передаваться в архив учреждения вместе с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изымаются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по сводной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на- учно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В автоматизированных системах делопроизводства регистрационноконтрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для архивного шифра.

Если необходимы документы более чем десятилетней давности, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует внимательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии учреждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтожение дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск документов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успехом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ . 7.5.2.

<< | >>
Источник: Алексеева Е.В.. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л .П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия». — 272 с.. 2005 {original}

Еще по теме Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения:

  1. Поиск документов в государственном архиве
  2. 3.4. Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень организации документов)
  3. Составление учетных документов в архиве
  4. Электронные документы и архивы
  5. Публикации документов. Архивы
  6. Понятия «архивный документ» и «архив»
  7. I.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ПРОКУРАТУРЕ ГОРОДА (РАЙОНА)? I.3.1. Понятие делопроизводства в прокуратуре района.
  8. 1.1. Появление архивов в Древнерусском государстве. Архивы в период феодальной раздробленности
  9. 2.2. Экономические архивы в конце 30 - середине 40-х годов. Первые программы Комитета по бизнес-архивам
  10. 2.4. Конец 60 - середина 80-х годов. Курс на организационное оформление бизнес-архивов как главная стратегия развития экономических архивов CША
  11. Нотариальное делопроизводство и отчетность
  12. Нотариальное делопроизводство и отчетность
  13. Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения . Легализация документа. Апостиль
  14. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов)
  15. Нормативно-правовая база работы архива
  16. Планирование в архиве
- Альтернативная история - Античная история - Архивоведение - Военная история - Всемирная история (учебники) - Деятели России - Деятели Украины - Древняя Русь - Историография, источниковедение и методы исторических исследований - Историческая литература - Историческое краеведение - История Австралии - История библиотечного дела - История Востока - История древнего мира - История Казахстана - История мировых цивилизаций - История наук - История науки и техники - История первобытного общества - История России (учебники) - История России в начале XX века - История советской России (1917 - 1941 гг.) - История средних веков - История стран Азии и Африки - История стран Европы и Америки - История стран СНГ - История Украины (учебники) - История Франции - Методика преподавания истории - Научно-популярная история - Новая история России (вторая половина ХVI в. - 1917 г.) - Периодика по историческим дисциплинам - Публицистика - Современная российская история - Этнография и этнология -