Составление учетных документов в архиве

Как видно из табл.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся Документы временного и постоянного хранения, а также документы по Личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений. Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо- держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения- фондообразователя и официально принятое сокращенное название .

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Елавная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов: 1)

сведения о переименованиях фондообразователя; 2)

сведения о местонахождении фонда и его номере; 3)

сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразо- вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

о дате создания учреждения;

подчиненности;

функциях;

реорганизации;

условиях хранения материалов;

видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра- вочном аппарате фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года. Суммарный паспорт федеральных архивов Российской Федерации

Суммарный паспорт федеральных музеев и библиотек Российской Федерации

Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации

Суммарный паспорт государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года)

Суммарный паспорт районных и городских государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года)

Паспорт федерального архива, музея или библиотеки (1 раз в три года)

Государственные архивы, музеи или библиотеки субъектов Федерации

Паспорт государственного архива, музея или библиотеки на 1 января каждого года (не реже 1 раза в три года)

. Движение документов централизованного учета Суммарный Центральный фондовый

паспорт каталог (ЦФК) Федеральной

государственных архивной службы

архивов субъектов Российской Федерации

Суммарный паспорт государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации

Суммарный паспорт музеев и библиотек субъекта Российской Федерации (1 раз в три года)

Фондовый каталог (ФК) субъекта Федерации (ежегодно)

Сведения об изменении в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно)

Карточка фонда (ежегодно к 1 марта)

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно 1 марта)

Карточка фонда (ежегодно не позднее 1 февраля)

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно не позднее 1 февраля)

для государственных архивов, музеев и библиотек Основные сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации

Федеральные органы исполнительной власти (министерств и ведомств) хранения документов в организациях — источниках комплектования данного вен домства (министерства) на 1 декабря (1 раз в три года до 20 января)

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (по центральному архиву ведомства), на 1 декабря (1 раз втри года)

Паспорт архива Паспорт архива

организации, хра- организации,

нящей управиенчес- хранящей кино-

кую документацию, ШШЩ и фотодокументы,

на 1 декабря на \ декабря

(1 раз в три года) (1 раз в три года)

Рис. 8. Движение документов централизованного Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую |и/или| документацию (по центральному архиву ведомства), на 1 декабря (1 раз в три года)

Сводный паспорт организаций, хранящих документы отраслевого фонда для Министерства природных ресурсов Федеральной службы по гидрометерологии и мониторингу окружающей среды, Федеральной службы геодезии и картографии, Государственного комитета по стандартизации, метрологии, сертификации, к 20 января (1 раз в три года)

Паспорт архива организации, хранящей документы отраслевого фонда (для организаций, хранящих документы геологического фонда, Российского государственного фонда данных о состоянии природной окружающей среды, картографо- геодезического фонда и центров стандартизации, метрологии и сертификации), на 1 декабря (1 раз в три года)

Учета для отраслевого фонда

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем: архивные материалы; страховой фонд копий; научно-справочный аппарат; условия хранения документов.

Картонка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога. Для этого они присылаются в органы управления архивным делом субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций — источников комплектования на 1 декабря каждого года.

всего по профилю архива; негосударственных организаций; государственных организаций, а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного учета в государственных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте на рис. 7-11.

3 О «В! кйл к 4 К?"“*" ° - ^^^4* 8еч о « г- О Я М О ^ « К

Лр «Ко 5 ^ !?! оОз'о? ЯшЬ -ч *0 2 33 ><0 о-вол. « и - «

= о !?; * 0 я ? ю о * 5® Зю Эх © О ? *

>< ЕЙ М 2а^ о Я>< О >< 33 'йнЗо&КР ш>< о * з-«0 о « о X и Йх;ш О »

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений

о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (тем- пературно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный) .

Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, проверке наличия и состояния дел.

Здания и помещения для архивов. В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — располагаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеива- телями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха составлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — температура 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 "С, влажность воздуха 50 — 65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели.

Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки и подпись проводивших проверку работников с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда.

Создание страхового фонда архивных документов. На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд архивных документов — это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).

Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда. В конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановление Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхового фонда документов оборонного значения.

К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слишком много создано).

В 1994-1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.

В 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде.

В соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям:

уровни:

федеральный (на основе мобилизационного плана); региональный (территориальный),

категории документов на каждом уровне: включенные в мобилизационный план; для проведения аварийно-спасательных работ; национального культурного наследия страны.

Курируют эту работу следующие организации: Министерство экономического развития, МЧС и Минобороны, Министерство культуры, Росархив и РАН.

Основным носителем ЕСФ РФ является 35-миллиметровая пленка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, использует МЧС. Можно использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70- миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они примерно на 50 —60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140—200 тыс. кадров в год.

Особо активно участвуют в создании территориальных страховых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других.

В архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.