<<
>>

Электронные документы и архивы

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.).

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

разработка принципов хранения информации;

защита информации;

активизация вторичного использования информации;

стандартизация критериев описания данных;

оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп: 1)

базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах; 2)

текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет; 3)

оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы.

Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тенденция к росту четвертой группы электронных документов: исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения.

В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носителях (г.

Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофонодокументов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отбирать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумажных аналогов; при экспертизе уделять основное внимание оценке прикладных программ информационных систем, а не отдельным документам, т.е. уделять большее внимание функциям электронного документа, а не ему самому; рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения) .

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадиционных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хранение «достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-экономическую значимость (первичные данные демографических переписей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя. Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь хранение, периодическое копирование и специфиче-

Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых данных: международные дискуссии // Международный бюллетень ассоциации «История и компьютер». — 1995. - № 13. - С. 19. ское описание массивов данных, а все проблемы их использования решает непосредственно пользователь. К тому же особого внимания заслуживает вопрос о соотношении технической экспертизы массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и источниковедческого анализа массива, который для историка имеет приоритетное значение. Существует точка зрения, согласно которой при отборе на хранение компьютерных файлов следует придерживаться, по возможности, тех же критериев, что и при отборе документов на традиционных носителях, т. е. критериев происхождения, содержания и внешних особенностей.

Достаточно важной является и проблема стандартизации описания машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта электронных записей и единых правил описания архивных документов в базах данных.

При описании (каталогизации) машиночитаемых данных помимо сведений о самих данных необходима дополнительная информация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии.

В зарубежных архивах разработаны стандарты на три уровня документации, которые должен иметь каждый массив МЧД: пользовательский (цель, источник данных, содержание, организация данных — описание непосредственно данных и описание машиночитаемых файлов для возможного вторичного использования); административный, включающий официальные документы, регулирующие отношения архива с пользователем; каталожный, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов. В описании МЧД указывается характеристика программного обеспечения, информационного массива, лингвистического обеспечения и др. В нашей стране разработка подобных стандартов — дело будущего.

Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть доступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периодически изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнито-оптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.

<< | >>
Источник: Алексеева Е.В.. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л .П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия». — 272 с.. 2005

Еще по теме Электронные документы и архивы:

  1. Федеральный закон «Об электронном документе»
  2. 3.4. Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень организации документов)
  3. Поиск документов в государственном архиве
  4. Составление учетных документов в архиве
  5. Публикации документов. Архивы
  6. Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения
  7. Понятия «архивный документ» и «архив»
  8. 1.1. Появление архивов в Древнерусском государстве. Архивы в период феодальной раздробленности
  9. 2.2. Экономические архивы в конце 30 - середине 40-х годов. Первые программы Комитета по бизнес-архивам
  10. 2.4. Конец 60 - середина 80-х годов. Курс на организационное оформление бизнес-архивов как главная стратегия развития экономических архивов CША
  11. Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения . Легализация документа. Апостиль
  12. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов)
  13. Электроны и энергия
- Альтернативная история - Античная история - Архивоведение - Военная история - Всемирная история (учебники) - Деятели России - Деятели Украины - Древняя Русь - Историография, источниковедение и методы исторических исследований - Историческая литература - Историческое краеведение - История Австралии - История библиотечного дела - История Востока - История древнего мира - История Казахстана - История мировых цивилизаций - История наук - История науки и техники - История первобытного общества - История религии - История России (учебники) - История России в начале XX века - История советской России (1917 - 1941 гг.) - История средних веков - История стран Азии и Африки - История стран Европы и Америки - История стран СНГ - История Украины (учебники) - История Франции - Методика преподавания истории - Научно-популярная история - Новая история России (вторая половина ХVI в. - 1917 г.) - Периодика по историческим дисциплинам - Публицистика - Современная российская история - Этнография и этнология -