Планирование в архиве

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;

научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);

комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).

Таблица 14 Государственный архив Архив учреждения 1. План работы архива на год. 1.1.

План научно- исследовательской работы архива на год*. 1.2.

План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану). 2.

План структурного подразделения архива на год. 3.

Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 4.

Отчет о выполнении работы архива за год. 5.

Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). 6.

Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 7.

Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 8.

Табель учета рабочего времени работников архива 1. План работы архива учреждения на год. 2.

Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). 3.

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой). 4.

Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов. 5.

Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков). 6.

Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). 7.

Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследо- вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования. 8.4.