Глава 12. Как лучше сэкономить время?

Что вы скажете насчет дел сегодняшнего дня? Будете ли вы работать, поедете ли на концерт или в гости, будете ли играть в карты или спать допоздна? Ваше время — строго ограниченно, но возможности для вашего фантазирования не имеют пределов.

69

А теперь вспомним все дела, которые вам надо делать: подготовить доклад, который ждет ваш начальник; ответить на письма, которые давно ждут ответа; взять в кассе заказанные билеты, начать подготовку к отпуску; поговорить в отделе кадров о штатном расписании; выяснить, почему ваш сын отстает по математике и чем ему можно помочь; купить жене подарок ко дню рождения; сходить к зубному врачу... Каким образом вы можете сделать все, что вам следует сделать за сегодняшний день?

И.Л.

... Так получилось, что моя профессия (а я достаточно крупный предприниматель) заставляет меня работать по шестнадцать-девятнадцать часов в день. И хотя мне нет еще и сорока — недавно отметил тридцать пять — такой напряженный график очень утомляет, выбивает из колеи... Сейчас, правда, появились "ноутбуки" и другие "электронные помощники", да я ими особенно не пользуюсь... Как же мне экономить хотя бы пару часов в день? Виктор Михайлович, г. Архангельск (.)

Вскоре после письма из Архангельска, которое я привел, мне пришли еще несколько писем из Сибири, с Урала, в которых настоятельно просили обратить внимание на временную проблему. Как правило, мои ответные письма долго не задерживаются и пишутся практически сразу.

(!)

На мой взгляд в определенный момент времени многие руководители обретают элементарные навыки эффективного управления собственным временем. На практике в этом нет ничего сложного.

1. Заведите себе систему.

2. Придерживайтесь этой системы.

3. Все записывайте.

Свыше пятидесяти лет назад американские журналы несколько раз опубликовали интересную статью об управлении временем. Я привожу ее полностью в том виде, в котором она была напечатана впервые.

ИДЕЯ В 25000 ДОЛЛАРОВ Однажды эксперт по эффективности Айви Ли беседовал с Чарльзом Швабом — президентом сталелитейной компании "Вифлеем". Ли обрисовал Швабу услуги организации и закончил словами:

— Наша служба поможет вам лучше управлять.

— Черт, — сказал Шваб, — я и теперь управляю не хуже, чем хотелось бы. Нам нужно не "знать", а "уметь"; не знание, а дело! Если бы вы могли заставить нас делать дела так, как мы должны их делать, то я с удовольствием выслушаю вас и заплачу вам столько, сколько попросите!

— Отлично! — ответил Ли. — За двадцать минут я могу рассказать вам кое о чем, что повысит эффективность ваших действий по крайней мере на 50%.

— О'кей, — согласился Шваб, — валяйте. У меня как раз столько осталось до отхода поезда. Ли вручил мистеру Швабу чистый лист из блокнота и сказал:

— Напишите здесь шесть ваших самых важных дел на завтра. На это ушло около трех минут.

— Теперь, — сказал Ли, — пронумеруйте их по мере их значимости. На это у Шваба ушло пять минут.

— Теперь, — сказал Ли, — положите листок в карман и завтра утром первым делом посмотрите на первый пункт и работайте над ним до тех пор, пока не выполните. Потом точно так же займитесь вторым пунктом, а потом третьим и так далее. Занимайтесь этим до конца рабочего дня. Не волнуйтесь, если выполните только одно или два задания. Ведь вы будете заниматься самыми важными из них. Остальные могут подождать. Если вы не сможете расправиться со всеми делами по этой методике, то не сможете и ни по какой другой. А без системы вы бы и не определили, какое из них — самое важное дело.

Делайте так каждый день. После того как убедитесь в правильности этой системы, заставьте подчиненных попробовать ее. Пробуйте, пока не надоест, а потом пришлите мне чек на сумму, которую сочтете нужной.

Вся беседа длилась около тридцати минут. Через несколько недель Шваб посла Ли чек на 25 тысяч долларов с письмом, в котором сообщал, что это был самый прибыльный урок в денежном отношении за всю его жизнь! Через пять лет этот план во многом помог превратиться неизвестной сталелитейной компании " Вифлеем" в крупнейшего независимого производителя стали в мире! И он помог Чарльзу Швабу заработать сто миллионов долларов и стать самым известным сталепромышленником мира!

МЕТОД "АЛЬПЫ"

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи также говорят о целевых планах.

Предлагаемый вам метод относительно прост и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

70

Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под грудой дел, не миритесь с судьбой, а действуйте по методу "Альпы".

5 стадий метода "Альпы"

1) составление заданий в "План дня":

• задачи из списка дел или из недельного плана,

• невыполненное накануне,

• добавившиеся дела,

• сроки, которые надо соблюсти;

2) оценка длительности мероприятий:

Часы

П (Проект) - 3,0 ч

Т — Иванов (программа компьютера) (Т-телефон) - 0,5 ч

В — Ковалев (экспертная оценка) (В- Визит) - 2,0 ч

3) резервирование времени про запас (60 : 40).

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день при том, что запланированное время должно составить примерно 5 часов!

4) принятие решений по приоритетам, сокращениям, перепоручениям.

• установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ и уточните в соответствии с ними задачи дня;

• перепроверьте все дела и сократите время на дела до совершенно необходимого. В окончательном виде часть плана дня следующая

Приоритеты Часы

П (Проект) Б 2,5 ч

Т — Иванов (программа компьютера) телеф. звонок В 0,5 ч

В — Ковалев (экспертная оценка) визит

А 1,5 ч

ПРИНЦИП ПАРЕТО (СООТНОШЕНИЕ 80 : 20) Принцип Парето в общем гласит:

внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923гг.), неоднократно получал подтверждение на прктике в самых различных сферах.

Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих " жизненно важных" элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных затрат до сих пор применявшиеся методы инвентаризации.

Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают:

20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли;

20% ошибок обуславливают 80% потерь;

80% ошибок обуславливают 20% потерь;

20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия; 80% исходных продуктов определяют 2% стоимости готового изделия.

71

Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о "соотношении 80 : 20".

Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

На нижеследующей схеме поясняется этот "железный" принцип временного менеджмента. Затраты Выпуск 80% затраченного времени (многочисленные "второстепенные" проблемы) 20% итогового результата 20% затраченного времени (немногие "жизненно важные" проблемы) 80% итогового результата

Знайте:

• 20% клиентов или товаров дают 80% оборота

• 20% дефектов производства вызывают возникновение 80% брака

• 20% газетной площади содержит 80% информации

• 20% времени, затраченного на обсуждение, способствует принятию 80% решений

• 20% письменной работы обеспечивает 80% успеха в работе

• 20% предприятий обеспечивают 80% производства

• на 20% работающих приходится 80% времени, пропущенного по болезни

• на 20% папок досье приходится 80% досье, находящихся в употреблении

• на 20% площади пола, по которой больше всего ходят, скапливается 80% грязи

• на 20% предметов одежды приходится 80% стирки

• на 20% программ, наиболее любимых зрителями приходится 80% лучшего телевизионного времени

• 20% телефонных абонентов делают 80% звонков

• 20% людей зарабатывают 80% всех денег

• в 20% наиболее популярных ресторанов поглощается 80% еды

• только 20% материалов, опубликованных в газете, приходится на 80% времени, затрачиваемого читателями газет на чтение.

УСКОРЕННЫЙ АНАЛИЗ ПО ПРИНЦИПУ ЭЙЗЕНХАУЭРА Вместо того, чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на

срочные, но менее значимые дела.

Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную

задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно. Спросите себя:

• привык ли я от одной срочной задачи "спешить" к другой?

• не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи? Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым

вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение.

72

Согласно этому правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность

дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и выполнения:

1) Срочные/важные дела.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2) Срочные/менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, не является столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

6

X

%

со ~-™--?---?—?--—^_

С Л V*. л о иль ) и. в -)рОЧИос'7Ъ

3) Менее срочные/важные задачи.

Их не надо выполнять срочно. Они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть разрешены лично вами в кратчайшие сроки.

Поэтому я вам рекомендую: перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

4) Менее срочные/менее важные дела.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе. От задач несущественных и несрочных лучше воздерживаться! Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к корзине для бумаг.

21 СПОСОБ ЭКОНОМИИ ВРЕМЕНИ

1. Установите телефон в своем автомобиле.

2. Всегда заблаговременно предупреждайте по телефону, когда собираетесь нанести визит своему клиенту или возможному клиенту.

3. Ставьте свою машину там, откуда гарантирован свободный выезд.

4. Используйте автомобильный кассетный магнитофон для прослушивания аудио-кассет курса английского (немецкого, французского или др.) языка. Очень многие так выучили два-три-четыре иностранных языка.

5. Никогда не совершайте поездки, не имея при себе диктофона, благодаря которому вы сможете, не отрываясь от руля, надиктовывать для себя служебные записки.

6. Положите портативный магнитофон в карман пиджака, а другой магнитофон пусть постоянно находится около вашей кровати. Тем самым вы удваиваете число часов, на которое вы опережаете своих конкурентов.

7. Всегда имейте при себе малоформатную книжку для чтения.

8. Как-нибудь попробуйте всю неделю читать публикации по бизнесу в течение того времени, которое вы обычно затрачиваете на чтение спортивной страницы.

9. Пройдите курс техники быстрого чтения (в Москве — это приличный центр Олега Андреева на 2-ой Тверской-Ямской).

10. Используйте телефонный автоответчик даже тогда, когда вы дома. Это даст вам возможность избавиться от траты уймы времени на бесполезные разговоры.

11. Старайтесь проводить как можно больше совещаний по телефону, по селектору внутренней связи вместо заседаний с непосредственным участием сотрудников. Подготавливайтесь к этим совещаниям так же основательно, как и к совещаниям в конференц-зале и будьте так же внимательны.

12. Всегда записывайте фамилию того, с кем говорите по телефону, когда выражаете претензию в отношении обслуживания или качества продукции. Это уменьшит количество последующих звонков и ускорит

73

процесс рассмотрения претензии. Люди становятся внимательнее, когда знают, что вы "берете на заметку" этот разговор.

13. Всегда просите своих подчиненных, чтобы они сначала изложили свои выводы и рекомендации в двух фразах. А после этого решайте, стоит ли вам слушать обоснование.

14. Слушайте магнитофонные записи по вопросам бизнеса или радиопередачи на эту же тему (включив плейер) во время пробежки или занятий на велотренажере или во время других спортивных упражнений.

15. В середине рабочего дня пересматривайте очередность запланированных вами на сегодня дел и переделывайте свое расписание.

16. Если какой-либо торговый агент начинает навязывать вам нечто такое, в чем вы заведомо не нуждаетесь, то прервите его со словами:

" Извините меня... Я слишком уважаю ваше и свое время, чтобы позволить вам продолжить. То, что вы предлагаете, вряд ли мне понадобится. Желаю удачи со следующим возможным клиентом".

17. Не забывайте похвалить тех своих подчиненных, кто кратко излагает вам суть своего дела и выразите недовольство сотрудниками, не умеющими так поступать. Многие полагают, что если они проводят с начальником много времени, то это свидетельствует об их важной роли в фирме. Не укрепляйте в них это заблуждение.

18. Избегайте тех, кто зря тратит время.

19. Намечайте любые встречи с теми, кто транжирит время, незадолго до того, как кончается их рабочий

день.

20. Смотрите по телевизору утренние новости деловой жизни вместо утренних выпусков последних известий. Ведь в поток деловой информации обычно вкрапливают и резюме наиболее важных событий другого

рода.

21. Всегда смотрите на очередь кассу в продуктовом магазине прежде, чем решите сделать покупку.