ВЕДЕНИЕ СОБРАНИЙ

Перед собранием

1. Подготовьте повестку дня. Повестка дня представляет собой изложение основных проблем, которые должны быть решены на собрании. Основные положения повестки дня формулируются на основе

Часть 3 • Групповая коммуникация

намеченных ранее шагов, зафиксированных в протоколах последнего собрания, а также с учетом новых проблем, которые возникли с момента последнего собрания. Эффективные лидеры должны быть уверены, что повестка дня соответствует времени, отведенному для собрания. На рис. 11.1 показана повестка дня собрания группы, на котором решалось, какой из трех курсов изучать через Интернет в следующем семестре.

2. Решите, кто должен присутствовать на собрании. В большинстве случаев все члены группы будут присутствовать на собрании. Иногда одному или нескольким членам группы не обязательно присутствовать на определенном собрании, и им нужно лишь ознакомиться с его результатом.

3. Выберите соответствующие место и время. Убедитесь, что место оборудовано всем необходимым, что позволит группе работать эффективно. Может потребоваться аудиовизуальное оборудование, компьютеры и другая аппаратура. Группы работают менее эффективно на длительных собраниях, а идеальное собрание должно длиться не больше чем полтора часа. Если собрание должно продолжаться дольше, каждый час делают перерыв, чтобы избежать утомления.

Раздайте повестку дня. Повестка дня должна быть на руках у членов группы за несколько дней до собрания. Если члены группы не получат повестку дня заранее, они не смогут подготовиться к собранию.

Поговорите с каждым участником перед собранием. Важно понять позиции членов группы и их личные цели. Время, проведенное в подготовке вопросов, поможет лидеру предвидеть конфликты, которые могут возникнуть, и спланировать, как управлять ими таким образом, чтобы группа приняла эффективное решение и сохранила сплоченность.

В течение собрания

Обсудите повестку дня и внесите в нее исправления. Начните собрание с обсуждения повестки дня и предложений членов группы. В связи с тем, что обстоятельства могли измениться со дня раздачи повестки дня и даже с момента начала собрания, обсуждение повестки дня позволит группе работать над теми проблемами, которые все еще важны и уместны. Обсуждение повестки дня также дает членам группы возможность влиять на выбор обсуждаемых вопросов.

Проследите за тем, чтобы члены группы распределили между собой все необходимые роли. Роль лидера в ходе обсуждения сводится к тому, чтобы вести группу к достижению цели или управлять процедурами и руководить отношениями в группе. Лидеры должны быть осведомлены, в каких ролях нуждается группа в данное время. Когда другие члены группы принимают на себя необходимые роли, лидер не должен ничего предпринимать. Но когда появляется необходимость в определенной роли и члены группы не хотят ее исполнять, лидер должен вмешаться в ситуацию. Например, если лидер заметил, что некоторые говорят больше чем положено и никто не пытается их прервать, лидер должен принять на себя роль «хранителя» и попросить всех членов группы прокомментировать дискуссию.

Глава 11 • Роли и лидерство в группах

185

1 марта 2001 года

В компьютерную дискуссионную группу кампуса От Джейнил Смит Повестка дня собрания Дата: 8 марта 2001 года

Место: Студенческий союз, конференц-зал А Время: С 15.00 до 16.30 (пожалуйста, не опаздывайте)

Цели собрания

Мы ознакомимся с каждым из трех курсов, предложенных для обучения через Интернет на следующий семестр. Мы будем оценивать каждый курс в соответствии с критериями, которые мы выработали в прошлом месяце. Мы намерены достичь согласованного решения, какой их трех курсов будет предложен.

Повестка дня для групповой дискуссии

Обсуждение курса «Философия-141» Сообщение Джастина о данном проекте Вопросы Совета

Оценка курса «Философия-141», согласно критериям Обсуждение курса «История искусств-336» Сообщение Марики о проекте «История искусств-336» Вопросы Совета

Оценка курса «История искусств-336», согласно критериям Обсуждение курса «Коммуникация-235» Сообщение Кэтрин о проекте «Коммуникация-235» Вопросы Совета

Оценка курса «Коммуникация-235», согласно критериям Организация дискуссии с целью достижения консенсуса. Какие предложения соответствуют критериям?

Учитывать ли факторы, не соответствующие выработанным критериям? Какие предложения наиболее приемлемы для всех членов? Обсуждение следующих шагов и целей. Назначение даты следующего собрания.

Рис. 11.1. Повестка дня для Совета по Интернет-курсам

Следите за временем, чтобы группа работала строго по графику. Группе очень легко увязнуть в дискуссии. Хотя любой член группы может исполнять роль «диспетчера», именно руководитель отвечает за то, чтобы группа не выбилась из графика.

Следите за конфликтами и вмешивайтесь, если это необходимо.

Периодически проверяйте, готова ли группа принять решение. Лидер группы должен почувствовать момент всеобщего согласия и направить группу к официальному принятию решения, когда он считает, что дискуссия уже не может добавить ничего существенного.

Придерживайтесь выработанных группой правил принятия решений. Руководитель должен следить за тем, чтобы группа придерживалась выработанных ею правил принятия решений. Если группа приходит к решению при взаимном согласии, лидер должен быть уверен, что все члены группы чувствуют, что выбранная альтернатива именно та, которую они могут поддержать. Если же группа принимает решение большинством голосов, то лидер должен назначить голосование и подсчитать результат.

Прежде чем завершить собрание, подведите итоги работы. Прежде чем закончить собрание и убедиться, что каждый член группы покинет его, ясно сознавая, чем оно закончилось, лидер должен подвести итоги того, что произошло на собрании, снова повторить об ответственности членов группы за принятое решение и обсудить следующие шаги.

Попросите группу решить, есть ли необходимость в другом собрании, а также назначить дату и время этого собрания. Для действующих групп проведение собраний — это не самоцель. Руководители должны выяснить у членов группы, нужны ли им в будущем собрания, и если да, то когда. Общие цели будущих собраний определит повестка дня, которую нужно подготовить.

186

Лидеры должны знать, в каких ролях нуждается группа в определенное время.

Завершение собрания

Обсудите результаты и ход собрания. Хороший лидер повышает свою эффективность, анализируя предыдущее собрание. Лидеру нужно обдумать, выполнило ли собрание свои задачи и упрочилась ли при этом сплоченность группы.

Часть 3 • Групповая коммуникация

Оцените группу в целом по каждому из следующих вопросов, используя эту шкалу: 1 — всегда, 2 — часто, 3 — иногда, 4 — редко, 5 — никогда.

Характеристики групп

_ 1. Имела ли группа ясно определенные цели, с которыми было согласно большинство ее членов?

__2. Соответствовал ли размер группы поставленным задачам?

_ 3. Был ли состав группы достаточно разнообразным, чтобы гарантировать отражение всех важных точек зрения? __4. Помогала ли сплоченность группы в решении задач?

__5. Помогали ли групповые нормы в достижении целей и поддержке отношений?

__6. Способствовали ли физические условия выполнению работ?

Отношения между членами группы

__1. Проявляли ли члены группы уважение друг к другу?

__2. Комфортно ли было членам группы взаимодействовать между собой?

__3. Было ли время для выступлений равномерно распределено между всеми членами группы?

__4. Рассматривались ли конфликты как позитивный опыт?

__5. Получали ли члены группы удовольствие от совместной работы?

Решение проблем группой

__1. Имела ли группа время, чтобы сформулировать проблему?

_ 2. Была ли представлена необходимая информация, чтобы помочь группе в понимании проблемы?

__3. Выработала ли группа критерии, прежде чем предлагать решения проблемы?

__4. Были ли критерии достаточно обсуждены и основаны на всей доступной информации?

_ 5. Использовала ли группа эффективный метод мозгового штурма, чтобы создать исчерпывающий перечень альтернативных решений проблемы?

__6. Оценивала ли группа беспристрастно и тщательно каждую альтернативу по всем критериям

решения проблемы?

__7. Придерживалась ли группа правил решения проблем, делая выбор из тех альтернатив, которые удовлетворяли выбранным критериям? __8. Пришла ли группа к решению, которое согласились поддержать ее члены?

Рис. 11.2. Бланк для оценки группового решения

Подготовьте и распространите резюме с результатами собрания. Несмотря на то, что в некоторых группах имеется человек, работающий как «протоколист», который и распространяет протоколы, многие группы полагаются в этом на своих лидеров. Запись сведений о том, что было согласовано, какие были решены вопросы и какие следует предпринять следующие шаги, должна напомнить членам группы о работе, которую им предстоит проделать. Если в группе есть «протоколист», лидер должен проверить и убедиться, что протоколы будут распространены в надлежащее время.

Восстановите разрушенные отношения с помощью неформального разговора. Если в течение собрания прошли горячие дебаты, вполне вероятно, что некоторые люди испортили отношения с другими или покинули собрание расстроенными или обиженными. Лидеры могут помочь восстановить отношения, разыскав этих участников и поговорив с ними. Внимательно выслушав их, лидер поможет им успокоиться и возвратиться в группу.

Проследите, как члены группы справляются с заданиями, поставленными перед ними. Лидер должен проверить, не столкнулись ли члены группы с какими-либо проблемами при выполнении конкретных заданий.

Глава 11 • Роли и лидерство в группах

187