Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Классификация архивной документации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация — это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: 1)

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2)

неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3)

преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

на справочники по учету;

справочники по раскрытию содержания документов (инфор- мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду;

делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1.

АФ РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;

справочник «Государственные архивы СССР». — Ч. 1—2. — М., 1989;

справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». — М., 1991;

указатель «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.

Группа архивов отдельного региона:

фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;

путеводитель «Центральные архивы Москвы». — Вып. 1 — 3. — М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3.

Архив:

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива. 4.

Фонд: лист фонда; опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели; 5.

Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись дела; аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г.

Пе рспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. 1.

Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2.

Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3.

Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. 4.

Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи- ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: 1)

удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; 2)

ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 3)

быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации; 4)

иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5)

отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6)

развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»:

единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I

категории.

Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий. 6.2.