Индексирование каталожных карточек

Индексирование — это процесс выбора или составления индексов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Назначение индекса — передать содержание информации, которая зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов — это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил.

Системы индексов бывают нескольких видов:

буквенные;

цифровые;

смешанные (комбинированные).

Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:

на нумерационные;

серийные;

десятичные.

Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от О до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, применяемая при наличии только одного уровня делений в схеме.

Она не способна выразить зависимость, отношение понятий, т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной структуре.

Ярким примером применения нумерационной системы индексов при алфавитном расположении понятий служит таблица общих определителей языка СЕК: 1

Абазинский 2

Абхазский 3

Аварский 4

Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские.

При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до 999 и т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени делений. Основным недостатком этой системы является то, что она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы.

В СЕК серийные индексы обозначены знаком распространения — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов Б/3, И/К, Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разделах и подразделах комплексных понятий, которые детализируются, распадаются на частные понятия.

Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее детализирован:

Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»;

Х9 87 «Школьная педагогика»;

Х9 88 «Внешкольная педагогика»;

Х9 89 «Дефектология».

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая — следующий уровень делений и т.д.

Эта система дает количество знаков, используемых для закрепления классификационных делений; возможность производить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недостаток — когда индексы при установлении логической связи получаются громоздкими.

В СЕК десятичная система индексов используется только в одном случае — когда она вводится после букв.

Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяйство» разделы имеют индексы Р0, Р1, Р2 и так далее до Р9.

Необходимо учитывать следующие требования при выборе системы индексов: 1)

система должна быть удобной в применении, хорошо выражать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть мнемоничной; 2)

индексы должны вызывать ассоциацию близости или удаления обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения; 3)

индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наименьшем количестве обозначений давать наибольший объем сведений.

Все эти требования, по возможности, были учтены при разработке СЕК.

Выше были рассмотрены общие положения проблемы индексации с привлечением примеров из СЕК по отдельным позициям.

Однако при изучении системы индексов, применяемой в СЕК, базу индексации в СЕК составляет совокупность обозначений, используемых для обозначения индексов. Это не только буквы русского алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:) — знак отношения; точка (.) — разделительный знак; косая черта (/) — знак распределения и т.д.

Детально изучив структуру построения СЕК, необходимо определить, какие же индексы применяются в различных ее таблицах: главной, основной, общих и специальных определителей.

Рассмотрим методику индексирования документной информации на базе СЕК. 1.

Порядок присоединения индексов.

К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таблиц присоединяются в следующей последовательности:

индекс специального определителя аспекта (если из основной таблицы взяты индексы подотделов, например «Ж. Вооруженные силы», «3. Вооруженная защита социалистического Отечества», «Ф. Народное образование», «Э. Физкультура и спорт»; индекс общего определителя аспекта; индекс определителя групп населения; индекс определителя языка; индекс определителя места.

Для выражения смысла документной информации необходимо использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогательных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимости, например:

ФЗ Школьное образование ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада

ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д. 2.

Построение индексов со знаком отношения (:).

Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех случаях: 1)

для присоединения индексов основной таблицы, когда для выражения смысла документной информации необходимо одновременно использовать два-три индекса, например:

Т1 16:ТЗ Радиофикация административных зданий;

М2: Х4 НИИ легкой промышленности; 2)

для присоединения индексов общих определителей аспекта, например:

РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства; 3)

для присоединения индексов специального определителя аспекта, например:

ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад; 4)

для присоединения специального и общего определителей аспекта, например:

ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад.

В данном случае индекс специального определителя аспекта помещается перед индексом общего определителя аспекта.

Следует помнить, что круглые скобки при присоединении индексов специальных и общих определителей аспектов при помощи знака отношения проставляются один раз.

ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад.

Неправильным составлением индекса является:

Ф 01: Л 2 (.05): (01.00).

ФЗ 01 (.05) : Л2 (01.). 3.

Построение индексов со знаком присоединения (+).

Знак присоединения ( + ) можно использовать в следующих трех случаях: 1)

для закрепления двух или трех индексов определителей групп населения, например:

Б4 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов бедноты.

РЗ 75 — 1.21 +1.22 + 1.25 Постоянные и временные работники, работающие по совместительству в животноводческих товариществах; 2)

для присоединения двух или трех определителей языка, например:

ФЗ 01 (.05) = 80 + 114 Школьные олимпиады. Документы написаны на русском и эстонском языках.

ФЗ 01 (.05) = 80+96 + 114 Те же документы написаны на русском, узбекском и эстонских языках. 3)

для присоединения двух или трех определителей места, например:

ФЗ «6.130 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии и Украине.

ФЗ «6.130 + 6.392 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии, Узбекистане и Украине.

Следует учесть, что присоединение более трех индексов одноименной таблицы считается нецелесообразным.

Если же необходимо отметить более трех понятий из одноименной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в которое входят нужные частные понятия.

Правильным составлением индекса считается следующий пример: ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации.

Неправильным составлением индекса служит пример:

ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьковской, Костромской, Московской и Ростовской областях. 4.

Построение индекса со знаком распространения (/).

Косая черта применяется для построения серийных индексов, обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей детализации образуют однородные частные понятия, например:

Б1 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление.

Для индексирования используется та часть индекса, которая находится слева от знака распространения, например:

Б1 01 10 Территория.

Исключения составляют серийные индексы А1 01/09:

А1 10/19;

А1 20/29;

А1 30/39;

А1 40/47.

Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под этими индексами, используется весь серийный индекс, например:

А1 20/29 Рабочее движение. 5.

Виды индексов, используемые для индексирования документной информации.

В процессе индексирования можно оперировать различными видами индексов:

простым индексом — являющимся отдельной записью, отображающей одно понятие, например:

Л940 Потребительская кооперация;

составным индексом, образуемым в результате объединения простых индексов разных таблиц, например:

ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади;

комбинированным индексом, образуемым из нескольких простых или составных индексов, которые присоединяются с помощью знака отношения (:), например:

ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олимпиад. 6.4.5.

Систематизация карточек и ведение каталога

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать Для включения в каталог.

Архивоведение

Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр, например:

ГО Суд. Прокуратура.

Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между членами общества.

Г1 20 Паспортная система.

Г1 25 Пожарная охрана.

П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, так и всего каталога с архивными справочниками используют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Индекс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в каталоге или в другом архивном справочнике.

Одним из источников пополнения системы каталогов архива могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема- тические картотеки по документам фондов, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов в справочных целях.

Самостоятельно существующие картотеки должны быть связаны с системой каталогов путем отсылок. 6.5.